Firmenwissen durchsuchbar machen. Jede Antwort mit Beleg.

Was heißt „durchsuchbar“?

Durchsuchbar heißt: Sie stellen eine Frage in normaler Sprache und bekommen eine Antwort aus Ihren eigenen Dokumenten, mit Quelle und Seitenzahl.

Kein Aktenordner durchblättern, kein Strg+F durch zehn PDF-Dateien, keine Suche im E-Mail-Postfach nach dem richtigen Stichwort. Sie fragen, wie Sie eine Frage auch einer Kollegin stellen würden, und bekommen eine Antwort mit Beleg direkt aus dem Originaldokument.

Das lohnt sich besonders dort, wo dieselbe Frage immer wieder gestellt wird, aber die Antwort jedes Mal an anderer Stelle liegt: bei Vertragskonditionen, bei internen Regeln, bei der Historie eines Kunden.

Wie kommt die Antwort zustande?

Eine Suche findet zunächst die passenden Stellen in Ihren Dokumenten, dann formuliert ein Sprachmodell daraus die Antwort und nennt die Fundstelle.

1. Suche

   Findet die passenden Stellen in Ihren Dokumenten.

2. Antwort

   Ein Sprachmodell liest die gefundenen Textstellen und fasst sie für Sie zusammen. Es erfindet nichts frei.

3. Beleg

   Die Fundstelle im Originaldokument wird mitgeliefert. Jede Antwort lässt sich in Sekunden gegenprüfen. Keine Antwort ohne diese Fundstelle.

Dieses Prinzip heißt Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG: Suche zuerst, Antwort danach, immer mit Beleg. Das unterscheidet es von einem Chatbot, der aus dem Training antwortet und seine Quelle nicht nennen kann.

Welche Dokumente funktionieren?

Verträge, Akten, E-Mails, Handbücher und gescanntes Papier funktionieren alle, solange der Text lesbar aufbereitet ist.

Papierakten

Das Paket „Papier wird durchsuchbar“ scannt eine Kiste Aktenordner an einem Tag, benennt und sortiert jedes Blatt und macht es anschließend durchsuchbar.

E-Mail-Verläufe

Statt eines Postfachs voller Betreffzeilen durchsucht das System die Verläufe inhaltlich und findet die Stelle, an der eine Zusage tatsächlich stand.

Handbücher und Erfahrungswissen

Was bisher als Notiz auf einem Schreibtisch oder im Kopf einer Kollegin lag, wird zu etwas, das das ganze Team fragen kann.

Welche Formate im Einzelfall funktionieren, prüfen wir anhand Ihrer tatsächlichen Dokumente im Erstgespräch.

Wo liegen die Daten dabei?

Auf Servern in Deutschland, auf Wunsch komplett auf Ihrer eigenen Hardware im Haus.

• Sprachmodelle bei einem deutschen Anbieter in Berlin, unter AV-Vertrag
• Kein Training mit Ihren Daten
• Keine Weitergabe an Dritte, keine Auswertung durch Fremdanbieter, egal wie sensibel die Dokumente sind

Wie genau das im Detail aussieht, mit welcher Rechtsgrundlage und welchem Vertrag, erklärt die Seite DSGVO-konforme KI.

Wie lange dauert der Aufbau?

Eine Kiste Papier an einem Tag, ein digitaler Bestand in zwei bis vier Wochen. Was davon auf Sie zutrifft, klären wir im Erstgespräch.

Erst sortieren, dann scannen. Bevor irgendetwas gescannt wird, teilen wir Ihren Bestand am Regal in drei Gruppen:

• Was ab jetzt anfällt
• Was Ihr Team noch regelmäßig anfasst
• Was nur wegen der Aufbewahrungspflicht im Schrank steht. Diese Gruppe bleibt Papier.

Das halbiert in den meisten Betrieben die Menge, bevor der erste Ordner geöffnet wird.

Der Aufbau in drei Phasen.

1. Dokumente sichten und aufbereiten

   Papier: Eine Kiste Aktenordner ist an einem Tag gescannt und durchsuchbar. Zehn Kisten sind eine Arbeitswoche vor Ort.

2. System einrichten und mit einem Ausschnitt testen

   Digitale Dateien (PDF, Word, E-Mails): Einrichtung und Testlauf mit einem Ausschnitt dauern eine bis zwei Wochen. Sie sehen bereits jetzt, ob das System für Ihren Bestand taugt.

3. Auf den vollen Bestand erweitern

   Der Ausbau läuft danach im Hintergrund. Nach spätestens vier Wochen arbeitet Ihr Team mit dem kompletten Bestand.

Bei größeren Vorhaben messe ich vor dem Angebot an einer echten Charge aus Ihrem Bestand, wie viele Blätter je Stunde durchlaufen. Dieser halbe Tag Pilotlauf ist Teil des Angebots und ersetzt jede Schätzung.

Was kostet es?

Der Einstieg beginnt bei einem der drei Festpreis-Pakete ab 990 €, größere Vorhaben rechne ich nach Aufwand.

Alle drei Pakete kennen ihren Preis vorher, nicht erst am Ende. Alle Preise und was jeweils enthalten ist, stehen auf der Preisseite.

Wie sieht das aus?

Am einfachsten sehen Sie es in der interaktiven Demo auf der Startseite: Branche wählen, Frage stellen, Antwort mit Quelle ansehen.

Die Demo läuft mit Beispieldokumenten aus verschiedenen Branchen, damit Sie das Prinzip an einem Fall sehen, der Ihrem eigenen ähnelt, bevor Sie sich mit Ihren echten Unterlagen festlegen.